Covid-19 e ambienti di lavoro: adempimenti privacy


Il Protocollo sulle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del Coronavirus siglato in data 14 marzo 2020 tra Sindacati e Imprese in accordo con il Governo individua misure efficaci per la gestione della salute della sicurezza dei lavoratori. Tali misure dovranno essere garantite in tutte le aziende dai datori di lavoro.

Il documento fornisce indicazioni volte a contrastare e prevenire la diffusione del Coronavirus nei luoghi di lavoro. Nei confronti dei dipendenti e dei visitatori per cui si rende necessario l’ingresso in azienda è possibile:

  • Procedere con la misurazione della temperatura corporea
  • Ottenere una dichiarazione sulla non provenienza da zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti con soggetti positivi al Covid-19

Cosa comporta tutto questo dal punto di vista degli adempimenti privacy? Il dott. Matteo Colombo, AD di Labor Project ce ne parla in questo articolo.

Indice

  • Adempimenti e tutela degli interessati
  • Webinar di approfondimento
  • Minimizzazione dei dati
  • Protezione dei dati personali
  • Registro dei trattamenti
  • Persona sintomatica in azienda: cosa fare?

Adempimenti e tutela degli interessati

Cosa si può fare e cosa non si può fare? Si può rilevare la temperatura corporea ma non si può registrare il dato acquisito. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura corporea solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali aziendali.

È necessario in questo caso rispettare alcuni specifici adempimenti privacy. Il datore di lavoro dovrà consegnare agli interessati idonea informativa privacy. L’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente o essere esposta su idonea cartellonistica. L’informativa dovrà contenere:

  • Finalità del trattamento: dovrà essere indicata come finalità del trattamento la prevenzione dal contagio da Coronavirus
  • Base giuridica: implementazione dei protocolli di sicurezza anti contagio ai sensi dell’art. 1, n. 7, lett. D) del DPCM dell’11 marzo 2020
  • Durata della conservazione dei dati: termine dello stato di emergenza

Webinar di approfondimento

Minimizzazione dei dati

Per garantire la minimizzazione del dato e il rispetto della dignità dell’interessato è necessario:

  • Non registrare la temperatura rilevata se non necessario
  • Eseguire la misurazione in luoghi appartati o che comunque impediscano ad altri soggetti di conoscere l’esito delle singole misurazioni
  • La misurazione deve avvenire preferibilmente ad opera del medico competente o suo delegato o in alternativa da soggetti autorizzati quali i membri della squadra di primo soccorso
  • In caso di temperatura superiore ai 37,5°: isolamento momentaneo del soggetto in luogo appartato e comunicazione dell’informazione a una sola risorsa interna debitamente istruita (es. Ufficio HR)

Protezione dei dati personali

Per garantire la sicurezza dei dati personali trattati, è necessaria l’adozione di misure di sicurezza e organizzative adeguate. A tal fine sarà quindi necessario:

  • Individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie (art. 29 GDPR)
  • Definire processi ad hoc per gestire la comunicazione e la trasmissione delle informazioni
  • Trattare i dati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19. E’ vietato diffondere o comunicare i dati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative

Registro dei trattamenti

Al fine di rispettare gli adempimenti privacy, è necessario aggiornare il registro dei trattamenti inserendo il nuovo trattamento inerente la misurazione della temperatura.

Inoltre, per i soggetti adibiti al trattamento delle informazioni inerenti la misurazione della temperatura, è richiesto l’aggiornamento o la predisposizione di nuove istruzioni ex art. 29.

Persona sintomatica in azienda: cosa fare?

Il lavoratore dovrà informare tempestivamente il datore di lavoro della presenza di febbre o di sintomi da infezione respiratoria durante la prestazione dell’attività lavorativa.

Ma cosa deve fare il Titolare del trattamento, cioè il datore di lavoro?

  • Prestare massima attenzione alla riservatezza della comunicazione
  • Prevedere un processo ad hoc per la comunicazione e la trasmissione dei dati
  • Individuare specifici soggetti preposti al ricevimento delle informazioni
  • Procedere con l’isolamento del dipendente, garantendo sempre riservatezza e dignità
  • Avvertire immediatamente le Autorità sanitarie competenti e i numeri di emergenza forniti dalla Regione e dal Ministero della Salute
  • Collaborare con le Autorità sanitarie per la definizione dei contatti stretti del dipendente eventualmente risultato positivo

L’eventuale indagine epidemiologica deve essere gestita dalla ATS o dal medico che darà indicazioni specifiche all’azienda.

Dichiarazione di non provenienza da zone a rischio

Anche quando si richiede una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti negli ultimi 14 giorni con soggetti risultati positivi al COVID-19 siamo in presenza di un trattamento di dati personali. In questo caso è quindi necessario rispettare adeguate regole di riservatezza:

  • Informativa privacy: è necessario raccogliere solo i dati necessari e pertinenti. 
  • Minimizzazione dei dati: va fornita anche oralmente ed esposta anche attraverso idonea cartellonistica
  • Adozione di idonee misure di sicurezza: è necessario istruire i soggetti adibiti al trattamento dei dati, gestire il processo di comunicazione, conservare la dichiarazione in armadi chiusi o luoghi ad accesso riservato, comunicare i dati solo ai soggetti competenti
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